In ihrer aktuellen Ausgabe berichtet die Zeitschrift "Verbändereport" über ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt: Der Einsatz von CAS netWorks bei der Führungs-Akademie des Deutschen Olympischen Sportbundes e. V. veranschaulicht über die Sportwelt hinaus, wie Verbände ihr Veranstaltungsmanagement, die Vernetzung im Team und die Beziehung zu den Mitgliedern auf ein gemeinsames Fundament stellen.
Die Führungs-Akademie ist die zentrale Einrichtung im Deutschen Olympischen Sportbund für Führungskräfte und Mitarbeitende auf nationaler und regionaler Ebene zu Fragen des Sportmanagements und der Verbandsentwicklung.
„Zu unseren unmittelbaren Mitgliedern zählen die Spitzenverbände, die Landessportbünde und Verbände mit besonderen Aufgaben, die ihren Beitritt in den Trägerverein der Führungs-Akademie erklärt haben. Mit unserem gesamten Team stehen wir für Authentizität, Kompetenz und für eine hohe Qualität unserer Angebote – und natürlich für die Werte des Sports“, berichtet Florian Kaiser, stellvertretender Direktor der Akademie.
EIN FLEXIBLES TOOL ZUR ZUSAMMENARBEIT
Um die vier Geschäftsfelder Weiterbildung, Beratung, Forum & Wissenschaft und Mitgliederservice zu vernetzen, wurde 2015 eine professionelle Verbandslösung eingeführt, die seither organisch mitwächst und sich den verändernden Bedürfnissen anpasst.
„Dabei war uns wichtig, dass die Mitarbeiter die Prozesse der einzelnen Geschäftsfelder in einer einzigen Lösung organisieren können. So stellen wir die notwendige Transparenz für die Zusammenarbeit im Team her und bauen unser Angebot kontinuierlich aus“, erklärt Kaiser.
Vor diesem Hintergrund fiel die Wahl auf die Verbandslösung CAS netWorks der CAS Software AG aus Karlsruhe. Ausschlaggebend für die Entscheidung war die Kombination aus Standardfunktionen wie etwa der Kontaktverwaltung mit digitalen Akten, automatisierten Benachrichtigungen und Workflows sowie der Möglichkeit zur Datenauswertung. Die Software wurde schrittweise in den Geschäftsbereichen der gesamten Akademie eingeführt.
„Alle Geschäftsfelder können die für sie relevanten Funktionen nutzen und an ihre Bedürfnisse anpassen“, berichtet Kaiser.
TRANSPARENTE VERANSTALTUNGSORGANISATION
Insbesondere im Geschäftsfeld Weiterbildung punktet die Lösung mit der Möglichkeit, den Gesamtprozess bei Veranstaltungen abzubilden – von der Anmeldung bis zur Abrechnung. Wo früher zeitraubende Excel-Listen zum Einsatz kamen, werden heute alle dazugehörigen Daten in einer virtuellen Akte miteinander verknüpft.
„So stehen zum Beispiel Referentenvereinbarungen, Hotelreservierungen sowie Raum- und Cateringbestellungen bei allen Organisationsschritten zur Verfügung, was die operative Vorbereitung spürbar vereinfacht“, berichtet Kaiser aus der Praxis.
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Florian Kaiser
ist stellvertretender Direktor an der Führungs-Akademie des DOSB und seit 2015 in unterschiedlichen Rollen aktiv. Er berät als systemischer Organisationsentwickler die Mitgliedsorganisationen der Akademie in Fragen der Organisationsentwicklung. Seine Schwerpunkte liegen auf den Themen Digitalisierung, Strukturentwicklung und Good Governance. Wichtig ist ihm, im Rahmen von Digitalisierungsvorhaben immer einen Blick auf mögliche Prozessoptimierungen zu werfen. So können Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch verknüpft, vereinfacht oder sogar gestrichen werden
Fabian Eberhardt
ist Key Account Manager bei der CAS Software AG aus Karlsruhe. Er berät seit vierzehn Jahren Verbände bei der Digitalisierung. Besonders wichtig ist ihm die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe, sowie die Mitarbeiter und Mitglieder gedanklich in den Mittelpunkt zu stellen. So entstehen gemeinsam immer wieder neue digitale Lösungen auf Basis der adaptiven CRM/XRM + AIA Lösungen.