Verbands-CRM als Schlüssel für Zukunftsfähigkeit: Ein Praxisbericht aus dem BWMV

Aktuell hat das BWMV ca. 25 Mitglieder und weit über 1000 betriebliche und institutionelle Partner, primär Unternehmen und Verbände, Schulen und Bildungspartner die von verschiedenen praxisorientierten Angeboten profitieren. Insbesondere durch die rückläufige öffentliche Finanzierung von Bildung gewinnt die Mitgliederarbeit strategisch immer mehr an Bedeutung. Die Digitalisierung war für das BWMV deshalb ein notwendiger Schritt, um weiterhin handlungsfähig und zukunftssicher zu bleiben.

Vom Excel-Wirrwarr zur Netzwerktransparenz: Warum CAS netWorks die ideale Lösung war

Die Ausgangssituation: Excel-Listen dominierten die Arbeit im BWMV, ein Zustand, der mit wachsender Projekt- und Mitarbeitendenzahl nicht mehr tragbar war. Susan Bach ist seit sechs Jahren Geschäftsführerin des Bildungswerk der Wirtschaft Mecklenburg-Vorpommern e. V. und war zuvor dort als Projektleiterin tätig. Über drei Jahre hinweg analysierte sie mehr als 20 CRM-Systeme. Die meisten waren auf klassischen Vertrieb ausgerichtet und damit für einen Verein wie das BWMV ungeeignet. Gefragt war eine Lösung, die Netzwerke abbilden, Rollen differenzieren und sowohl Ehrenämter als auch Hauptämter in einem System erfassen kann.

Die Entscheidung für CAS netWorks fiel schließlich durch einen persönlichen Austausch mit einem Kollegen, der die Verbandslösung aus dem Verbandskontext heraus empfahl. Susan Bach begeistert, „das war das erste System, das wirklich aus Verbandsperspektive gedacht war, nicht nur für Vertrieb.“ Die Weboberfläche, die einfache Anpassbarkeit und die Möglichkeit, Rollen und Beziehungsnetzwerke übersichtlich zu erfassen, gaben den Ausschlag. Auch das Thema Datenpflege durch mehrere Rollen einer Person in unterschiedlichen Organisationen wurde damit lösbar.

Lern-Nuggets und Frühjahrsputz – So wurde das Team fit für CAS netWorks

Die Einführung von CAS netWorks wurde beim BWMV strategisch geplant und auf die bestehenden Ressourcen zugeschnitten. Bereits vor der offiziellen Entscheidung im September 2022 wurden erste Vorarbeiten geleistet. Excel-Listen wurden analysiert, Datenstrukturen vorbereitet und ein internes Team von „CRM-Managern“ aufgebaut. Die Idee: Wissen und Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen, um das System nachhaltig zu verankern.

Frühzeitig wurden verschiedene Lernformate genutzt: von Lernvideos über Hilfetexte bis hin zu interaktiven Arbeitsanleitungen, abgestimmt auf die Prozesse im BWMV. Ein besonderes Highlight bei der Datenpflege war der „Frühjahrsputz“, eine gemeinsame Aktion, bei der alle mit anpackten. Dabei wurde mit dem gesamten Team geprüft, ob alle Partner und Veranstaltungen korrekt und vollständig den Projekten zugeordnet sind.

Klare Abläufe für mehr Freiraum und zufriedene Mitarbeitende

Seit der Einführung hat CAS netWorks die tägliche Arbeit im BWMV spürbar erleichtert. Veranstaltungen, Gremien, Projekte und Mitgliedsdaten werden heute zentral verwaltet. Viele manuelle Prozesse, insbesondere auf Basis von Excel-Listen, gehören deshalb der Vergangenheit an. Gerade bei der Beantragung und Abrechnung öffentlicher Fördermittel ist die neue Datenqualität ein echter Gewinn: Projekterfolge können nun konsistent und mit wenigen Klicks belegt werden.

Das Veranstaltungsmanagement ist zum Herzstück der täglichen Arbeit geworden: „Heute sind wir in der Lage, Teilnehmerzahlen, Zielgruppen oder Veranstaltungsarten mit wenigen Klicks auszuwerten. Früher hat diese Auswertung mehrere Tage in Anspruch genommen“, erklärt Bach. Auch die Abbildung von Rollen und Funktionen innerhalb von Netzwerken und Projekten ist nun deutlich transparenter – insbesondere in Fällen, in denen Personen mehrere Ämter oder Rollen einnehmen.

Darüber hinaus profitiert das Team von den Möglichkeiten zur individuellen Anpassung: Ansichten, Masken und Felder lassen sich ohne externe Unterstützung flexibel erweitern. „Wenn Mitarbeitende beispielsweise auf einen Blick sehen möchten, ob ein Unternehmen Mitglied ist, kann ich diese Information direkt im oberen Bereich der Maske ergänzen“, erklärt Geschäftsführerin Bach. Das Anpassen geht schnell und sorgt für Akzeptanz, denn Mitarbeitende erleben unmittelbar, wie sich ihre Anregungen in der Praxis umsetzen lassen.

Mit Vertrauen in die Zukunft – Digitalisierung als gemeinsamer Erfolg

Susan Bach zieht ein durchweg positives Fazit: „Die Einführung von CAS netWorks war nicht nur technisch reibungslos, sondern auch in der Zusammenarbeit ausgesprochen angenehm. Das gibt uns Rückenwind für die nächsten Schritte.“ Insbesondere die Zusammenarbeit mit dem betreuenden Projektleiter hebt Bach als außergewöhnlich hervor, da sie durch Vertrauen, Engagement und echte partnerschaftliche Verbundenheit geprägt ist.

Anderen Organisationen gibt Susan Bach mit auf den Weg, wie wichtig eine klare Zielorientierung und engagierte Menschen im Projektteam sind. „Mit der richtigen Haltung, gegenseitigem Vertrauen und einem gemeinsamen Verständnis für das Ziel lässt sich auch ein komplexes Digitalisierungsprojekt erfolgreich gestalten“, sagt sie.

Für die Zukunft plant das BWMV, CAS netWorks noch stärker in Richtung automatisierte Buchhaltung und Projektabrechnung auszubauen. Die Integration mit DATEV ist angedacht, ebenso ist eine stärkere Vernetzung der Datenpflege mit der Tochtergesellschaft BdW gGmbH im Gespräch. Ziel: Eine zentrale, ganzheitliche Datenbasis für alle Gesellschaften des Verbundes, ganz im Sinne einer datenbasierten und zukunftsfähigen Bildungspolitik.

Mehr Informationen zum Bildungswerk der Wirtschaft Mecklenburg-Vorpommern e. V. (BWMV).