Business-Potenziale freisetzen – mit neuen Strukturen und besserer Datenqualität

Alles neu macht der Frühling, er verströmt den Zauber von Anfang, Wandlung und Wachstum und lädt uns zur Erneuerung ein. Mit frischer Energie und dem Wind im Rücken ist genau jetzt der ideale Zeitpunkt, um nicht nur das Eigenheim zu entstauben, sondern auch im Business-Umfeld und der eigene IT-Landschaft neue Strukturen zu schaffen.

Denn ungenutzte Datensammlungen, veraltete Dokumente oder komplexe Funktionen sowie ineffiziente Prozesse hemmen die Produktivität, erschweren das Beziehungsmanagement und stören das effiziente Arbeiten. Daher ist es wichtig, regelmäßig auf die ‚Daten- und CRM-Hygiene‘ zu achten, denn wir alle wissen, ein gut gepflegtes CRM ist die Basis für eine erfolgreiche Kundenbetreuung. 

Lassen Sie uns gemeinsam den digitalen Besen schwingen und die folgenden 5 Schritte zusammen gehen.

Das erwartet Sie in diesem Artikel

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse

Schritt 2: (Daten-)aktualisierung und -bereinigung

Schritt 3: Prozessoptimierung

Schritt 4: Tool & Technologie

Schritt 5: Kultur & Mindset

Bevor Sie mit vollem Elan direkt ans Aufräumen gehen und vielleicht mit der (Daten)-bereinigung und -aktualisierung starten, ist eine Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse notwendig. Heute können Unternehmen leichter sammeln und auf mehr Daten denn je zugreifen, doch nicht alle sind wirklich nützlich. Bevor Sie Prozesse, Daten und Dateien bereinigen können, müssen Sie prüfen, welche Arten von Informationen für Ihr Unternehmen relevant sind und welche Prozesse ggf. optimiert werden müssen.

Handlungsempfehlungen

Betrachten Sie Ihre Prozesse sowie die dafür erforderlichen Daten ganzheitlich und nehmen Sie u. a. die folgenden Punkte unter die Lupe:

• Relevanz: Welches Wissen ist für Ihr Unternehmen tatsächlich relevant, um Ihre Kunden mit bestem Service zu begeistern, Prozesse effizient zu gestalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen? Braucht es bspw. noch die Fax-Nummer?
• Vollständigkeit & Konsistenz: Sind alle notwendigen Informationen in Ihren Daten hinterlegt? Und stimmen die Daten in den unterschiedlichen Systemen überein?
• Verständlichkeit: Sind Ihre Daten eindeutig interpretierbar?
• Digitalisierungsgrad: Sind alle benötigten Daten und Informationen bereits digitalisiert oder greifen Sie noch immer auf Papierbelege zurück?
• Aufbewahrungsfrist: Ist das ‚Verfallsdatum‘ von Adressen abgelaufen? Laut DSGVO gibt es Richtlinien, welche die Datenhaltung klar beschreiben. Definieren Sie eine Aufbewahrungsfrist, z. B. aufgrund des berechtigten Interesses.
• Schutz: Welche Datenzugriffe sind übergreifend notwendig und haben Ihre Anwender die entsprechenden Benutzerechte, um Daten einzusehen?

Identifizieren Sie Datenquellen, erkennen Sie Datenqualitätsprobleme und priorisieren Sie die zu bearbeitenden Daten.

• Werfen Sie einen Blick auf Filter, Funktionalitäten, Dashboards sowie Schnittstellen und fragen Sie sich, ob diese die Bedürfnisse Ihres Unternehmens vollständig erfüllen oder Optimierungen notwendig sind.
• Bewerten Sie die Relevanz und Qualität der verfügbaren Berichte und Dashboards.
• Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden, um die Effektivität von Prozessen, Cockpits und die Benutzerfreundlichkeit Ihrer CRM-Lösung zu verbessern, denn Sie kennen die individuellen Anforderungen und Leistungen oft am besten.
• Überprüfen Sie Ihre Maßnahmen, um den gültigen DSGVO Standards zu entsprechen und checken Sie die Sicherheitsrichtlinien, um sich vor Cyberangriffen bestens zu schützen. Berücksichtigen Sie dazu die Empfehlungen des BSI – Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder besuchen Sie unsere Webseite zum Thema Cybersicherheit.

CRM-Umsetzungs-Tipps

• Stellen Sie Ihren Digitalisierungsgrad auf den Prüfstand: Mit nur wenigen Klicks können Sie den CRM-Reifegrad in Ihrem Unternehmen ermitteln und neue strategische Weiterentwicklungspotenziale entdecken: CRM-Reifegrad mit dem Digital-Check.
• Nutzen Sie Online-Adressdatenbanken zur Steigerung der Adressqualität. Mit business.directory haben Sie direkt in CAS genesisWorld und SmartWe ein Referenzverzeichnis für Unternehmen integriert. Durch die Anbindung stehen Ihnen wertvolle Informationen zu Unternehmen wie Bilanzkennzahlen, Gesellschafterstrukturen und Firmenverflechtungen stets aktuell zur Verfügung.

Ein CRM-System soll dabei unterstützen, Ihre Kunden- und Interessentendaten effizient zu verwalten und einen 360°-Blick auf Ihre Kontakte zu ermöglichen. Daher gilt: Gut gepflegte Daten statt digitale ‚Karteileichen‘. Denn alte nicht brauchbare Daten hemmen die Leistungsfähigkeit Ihrer CRM + AIA®-Lösung und können zu falschen Entscheidungen führen, die die Beziehungen zu Ihren Kunden und Interessenten negativ beeinflussen könnten.

Handlungsempfehlungen

Gemeinsam ist man schneller, entfernen Sie unnötige Daten als Team:

• Lösen Sie Dubletten auf.
• Korrigieren Sie Tippfehler oder falsche Kontaktinformationen.
• Ergänzen Sie unvollständige Daten.
• Löschen Sie veraltete Informationen; dazu gehören z. B. auch Adressen, mit denen Sie schon seit Jahren keinen Kontakt mehr haben.
• Leeren Sie Ihren digitalen Mülleimer.
• Entrümpeln Sie Ihr E-Mail-Postfach.
• Implementieren Sie ein klar definiertes Löschkonzept und führen Sie einen automatisierten Workflow für die regelmäßige Datenstaub-Entfernung ein.
• Dokumentieren Sie Prozesse und geben Sie Hilfestellung zur Datenerfassung, idealerweise direkt im CRM.

CRM-Umsetzungs-Tipps

• Um Putzaufwand niedrig zu halten, sollten Sie schon bei der Datenerfassung Fehler vermeiden: Wir zeigen Ihnen im Video-Tutorial Datenqualität einfach und schnell steigern, wie Sie mit CAS genesisWorld Ihre Adressen einfach anlegen, aktiv prüfen und effizient pflegen können.
• Um fehlerhafte Daten schnell zu bereinigen, sind vordefinierte Cockpits und Prüflisten für eine erfolgreiche Datenpflege hilfreich. Wir zeigen Ihnen, wie es Ihnen mit unseren CRM +AIA®-Lösungen ganz einfach gelingt, Automatismen und Benachrichtigungsdienste für eine bessere Datenqualität zu gestalten: Datenpflege leicht gemacht: Adress- und Datenqualität.