Zukunftstrends für erfolgreiches Verbandsmanagement

Die Mitglieder stehen im Mittelpunkt aller Verbandsaktivitäten – eine wesentliche Rolle spielen dabei der zentrale Zugriff auf Mitgliederdaten und die faktenbasierte, strategische Organisationsentwicklung. Analog zum Kunden, der im Mittelpunkt unternehmerischer vertrieblicher Aktivitäten steht, gilt es, die Verbandsarbeit am Mitglied auszurichten, sodass ein erfolgreiches Bestehen, ein Mitgliederzuwachs und eine starke Positionierung möglich sind.

Personalmangel, Mitgliedermanagement, ein klares Verbandsprofil, gesellschaftliche Verantwortung – die Bandbreite an aktuellen Themen in der Verbandsbranche ist größer denn je. Dreh- und Angelpunkt sind dabei nach wie vor die Mitgliederkommunikation und die Digitalisierung. Das bestätigt auch die Jahresumfrage „Verbandstrends 2023“ der Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM). Die Querschnittsorganisation für hauptamtlich geführte Verbände unterschiedlichster Branchen in Deutschland befragt regelmäßig ihre Mitglieder nach ihren eigenen Zielsetzungen und Erwartungen.

Das erwartet Sie in diesem Artikel

Digitalisierung und Mitgliederbindung

Dank Digitalisierung zu Datenqualität und Effizienz

Zielgerichtet über alle Kanäle hinweg kommunizieren

Verzahnung der Systemlandschaft essentiell für Effizienz

Mitgliedschaften und Beiträge im Blick behalten

Gremienarbeit übersichtlich koordinieren

Optimiertes Veranstaltungsmanagement

Fünf Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie

Fazit: Der Service im Wandel

In diesem Jahr führt der Top-Trend „Digitalisierung weiter vorantreiben / Chancen für den Verband nutzen“ das Ranking an. Mit über 67 Prozent der befragten Verbände fokussieren sich mehr als Zweidrittel auf das Thema Digitalisierung, was darauf hindeutet, dass erkannte Potenziale weiter ausgeschöpft werden sollen. Auch das Thema „Mitgliederkommunikation intensivieren, Mitglieder gewinnen und Mitglieder binden“ erreicht mit knapp 60 Prozent einen beachtlich hohen Wert.

Doch wie lassen sich die hinter den Trends stehenden Bedürfnisse in der täglichen Verbandsarbeit umsetzen? Der Blick in die Praxis zeigt: Die Professionalisierung des Kontaktmanagements mittels einer professionellen Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM) ist in der freien Wirtschaft selbstverständlich. Nach diesem Vorbild können mithilfe verbandsspezifischer CRM-Lösungen auch Verbandsprozesse nachhaltig, vernetzt, ganzheitlich und vor allen Dingen mitgliederzentriert ausgerichtet werden. Dieses stabile Fundament ist von zentraler Bedeutung, um  flexibel auf neue Entwicklungen regieren zu können.

Verbandsmitarbeiter und die Geschäftsleitungen wünschen sich möglichst durchgängige und effiziente Prozesse. Gerade integrierte mitdenkende Assistenten (z. B. integrierte Adressverzeichnisse) unterstützen die tägliche Arbeit und erleichtern die Digitalisierung in der Praxis. Gleichzeitig entsteht eine wertvolle Basis für hohe und verlässliche Datenqualität. Das umfasst sowohl das aktive Mitgliedermanagement, den Mitgliederservice, die Veranstaltungsorganisation als auch die (Rechts-)Beratung und vieles mehr.

Um die vielfältigen Verbandsaktivitäten übersichtlich und transparent zu verwalten, reichen Excel-Listen oder das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter längst nicht mehr aus. Vielmehr setzt heute bereits eine Vielzahl von Verbänden auf eine CRM-Lösung, weil die täglichen Aufgaben deutlich effizienter und zeitsparender erfüllt werden können.

Neue Kontakte lassen sich zum Beispiel schnell und unkompliziert mithilfe von Adressassistenten anlegen und zusätzlich mit bestehenden Informationen erweitern. Durch die tägliche Arbeit mit den Mitgliederkontakten werden die Informationen, beispielsweise durch Telefonate, Termine und E-Mails, kontinuierlich angereichert. So sind sämtliche Informationen intelligent miteinander in einer Lösung verknüpft. Diese Informationen stehen den Mitarbeitern in der digitalen 360 Grad Akte (Mitgliederhistorie) zentral und immer aktuell zur Verfügung. Interne wie externe Anfragen lassen sich so effizient und qualitativ hochwertig bearbeiten.

Durch die zentral zur Verfügung stehenden Informationen können unterschiedlichste Prozesse unterstützt werden. Beispiele sind die Veranstaltungsorganisation (Selektion von Adressen nach bestimmten Merkmalen, Verwaltung der Anmeldungen), der Mitgliederservice oder die regelmäßig anfallende Abrechnung der Mitgliedsbeiträge. Die Prozessunterstützung spart wertvolle Zeit und Arbeitsaufwand in der Geschäftsstelle.

Erst durch die zentrale Speicherung der Daten kann Ansprüchen nach Datenlöschung und Datenauskunft rechtssicher und DSGVO-konform nachgekommen werden. Rechte- und Rollenkonzepte stellen sicher, dass nur diejenigen Mitarbeiter und Teams Daten lesen und bearbeiten dürfen, auf die sie Zugriff haben.

Verbandsmitglieder erwarten zurecht eine individuelle Betreuung und durchgängigen Service. Dabei ist die persönliche, direkte, zeitnahe und qualitativ hochwertige Kommunikation der erfolgskritische Faktor in der Beziehungspflege.

Unabhängig des Standortes auf der Member Journey gilt es, die Mitglieder über die passenden Kanäle anzusprechen und in den Dialog zu treten. Mit Unterstützung einer professionellen Verbandslösung können unterschiedliche Zielgruppen schnell und einfach selektiert werden. Egal ob Mailings, Newsletter, Serienbriefe oder Umfragen – die Kontaktaufnahme und Betreuung wird konsequent an den jeweiligen Bedürfnissen ausgerichtet und effektiv gestaltet. Die durch diese Effizienzsteigerung gewonnene Zeit kann für die eigentliche Verbandsarbeit (Lobbyarbeit, Vertretung der Interessen an anderer Stelle, Bildungsauftrag etc.) genutzt werden.