CPQ: Vorteile und Nutzen einer CPQ-Software
Beim manuellen CPQ-Prozess kann es, insbesondere bei komplexen und variantenreichen Produkten, schnell zu fehlerhaften Angeboten kommen. Eine CPQ-Software kann Abhilfe schaffen und Ihr Vertriebsteam im Verkaufsprozess unterstützen. Doch was genau ist eine CPQ-Software, welche Vorteile bietet sie und was gilt es zu beachten?
Inhaltsverzeichnis
1.1 Ein manueller Konfigurations- und Angebots-Prozess ist fehleranfällig
2.1 Die Basis: Festgelegte Regeln und Abhängigkeiten
2.2 Was für Regeln können berücksichtigt werden?
2.3 Für welche Unternehmen eignet sich eine CPQ-Software besonders gut und wo wird sie eingesetzt?
2.5 Welche Herausforderungen die Nutzung einer CPQ-Lösung bringt
3. Den passenden CPQ-Anbieter finden
3.1 CPQ-System: Worauf Sie achten sollten
3.2 Diese Funktionen sind unverzichtbar
3.3 Das sollten Sie bei der Implementierung beachten
4. Ist ein CPQ-System für uns sinnvoll? Eine Checkliste
5. Fazit: Was bringt meinem Unternehmen ein CPQ-System?
6. FAQs
CPQ – Was ist das?
Hinter der Abkürzung CPQ stehen die drei Begriffe Configure – Price – Quote, oder auf Deutsch: Konfiguration, Preis und Angebot. CPQ beschreibt den Prozess, mit dem ein individuell konfiguriertes Angebot für ein sehr variantenreiches Produkt erstellt wird.
Dieser Prozess besteht im wesentlichen aus den folgenden drei Schritten:
Configure (Konfiguration)
Aus verschiedenen Produktvarianten wird die für den Kunden optimale Lösung zusammengestellt. Dabei ist zu beachten, welche Konfigurationen tatsächlich technisch möglich sind und angeboten werden können. Wenn dies manuell erfolgt, ist eine präzise Kenntnis der eigenen Produkte dafür unverzichtbar.
Price (Preis)
Die unterschiedlichen Positionen bzw. Komponenten des Produktes oder der Dienstleistung werden ebenso bepreist wie eventuelle Aufwände, die durch die spezifische individuelle Konfiguration entstehen.
Quote (Angebot)
Auf Basis der Konfiguration und der für die einzelnen Bestandteile ermittelten Preise wird schließlich ein Gesamtangebot für diese spezielle Lösung zusammengestellt.
Ein manueller Konfigurations- und Angebots-Prozess ist fehleranfällig
Mit steigender Komplexität der Produkte und Konfigurationen wird die manuelle Erstellung von Angeboten mitunter zu einer großen Herausforderung für den Vertrieb. Je zahlreicher die möglichen Konfigurationen sind, je komplexer die Abhängigkeiten, desto größer das Risiko, dass bei der Angebotserstellung Fehler passieren. Solche Fehler verlängern den Verkaufsprozess und sorgen unter Umständen dafür, dass Deadlines für die Angebotserstellung nicht eingehalten werden können. Schlimmstenfalls springen Kunden vor dem Angebotsabschluss doch noch ab.
Fehlerhafte Angebote verursachen zusätzliche Aufwände und Kosten – bei großer Komplexität der Varianten und Konfigurationen kann ein manueller Prozess also schnell zu aufwändig werden. Eine CPQ-Software kann hier Abhilfe schaffen und Ihre Vertriebsprozesse optimieren.
Was ist eine CPQ-Software?
Eine CPQ-Software automatisiert den gesamten Angebotsprozess: Regel- und abhängigkeitsbasierte Produktkonfigurationen garantieren, dass das konfigurierte Produkt auch tatsächlich geliefert werden kann und dass anschließend ein genau auf den Kunden passendes Angebot erstellt wird.
CPQ-Software ist in der Regel mit einem CRM-System verbunden und kann auch an weitere externe Systeme angebunden werden, die zum Beispiel spezifische Preisdaten für Produkte oder Konfigurationen enthalten.
In fortschrittlicher CPQ-Software ist außerdem eine Integration mit dem ERP des Unternehmens üblich. Dadurch können bei der Konfiguration weitere Faktoren wie Personal, Materialressourcen und Verfügbarkeit von Einzelteilen berücksichtigt werden.
So können bereits bei der Angebotserstellung die notwendigen Zeitrahmen für Vorbereitung, Produktion und Zusammenstellung einer bestimmten Produktkonfiguration berücksichtigt werden. Dadurch wird das Angebot noch genauer und kann von Anfang an die Planungsprozesse des Unternehmens einbeziehen.
Die Basis: Festgelegte Regeln und Abhängigkeiten
Die CPQ-Software erstellt auf Basis eines gut gepflegten Regelsystems benutzerdefinierte Angebote. Die vorab festgelegten Regeln und Abhängigkeiten sorgen dafür, dass nur Produkte und Dienstleistungen konfiguriert werden können, die auch genau so produziert werden können.
Was für Regeln können berücksichtigt werden?
Die Konfigurationsregeln folgen verschiedenen Prinzipien. Als Beispiele lassen sich hier nennen:
- Regeln zu bestimmten Eigenschaften
Nicht alle Eigenschaften eines Produkts lassen sich mit allen anderen kombinieren. Wenn man zum Beispiel einen hochkonfigurierbaren Autositz anbietet, so könnte es sein, dass nicht alle möglichen Farben für alle Materialien verfügbar sind – z.B. “Neongelb” ist nur möglich, wenn ein Kunststoff bzw. eine Kunstfaser als Material ausgewählt wurde. - Regeln zu bestimmten Komponentenklassen
Nicht alle Bestandteile lassen sich mit allen anderen kombinieren. Zum Beispiel könnte bei der Autositzkonfiguration eine bestimmte Sitzform dazu führen, dass keine Rallye-Gurte eingebaut werden können. Oder eine Massage-Funktion lässt sich nur in Kombination mit bestimmten Varianten der Sitzheizung auswählen, mit anderen hingegen nicht. - Weitere Regeln und Ausschlüsse
Je nach Produkt und Eigenschaften kann es noch komplexere Abhängigkeiten oder Ausschlusskriterien geben, die sowohl Eigenschaften als auch Komponentenklassen betrifft. Zum Beispiel könnte ein Autositz in Abhängigkeit von der Größe des Hauptelements jeweils Platz für eine spezifische Zusatzfunktionen haben – Bedienelemente, Verstellmöglichkeiten etc. Hier haben also die Eigenschaften und Merkmale eines bestimmten Komponenten direkten Einfluss auf die Auswahl weiterer Varianten. - Weitere Kriterien
Schließlich kann es nötig sein, weitere Kriterien zu entwickeln, die nicht dem Produkt bzw. der spezifischen Produktvariante selbst innewohnen – eine Autositz soll zum Beispiel bestimmte Maße einhalten oder ein bestimmtes Gesamtgewicht nicht überschreiten.
Für welche Unternehmen eignet sich eine CPQ-Software besonders gut und wo wird sie eingesetzt?
Eine CPQ-Software lohnt sich vor allem für Unternehmen, die komplexe und variantenreiche Produkte anbieten, vielschichtige Preismodelle nutzen oder Ihre Angebote und Verträge sehr individuell auf bestimmte Kunden und deren Bedürfnisse anpassen. Die CPQ-Software sorgt dann dafür, dass auch bei sehr komplexen Rahmenbedingungen keine inneren Widersprüche entstehen, die Kosten korrekt ermittelt und die Vertragsdokumente vollständig und fehlerfrei erstellt werden.
Je komplexer allerdings die Konfigurationsmöglichkeiten für Ihre Produkte sind, umso mehr lohnt sich auch eine CPQ-Software. Da vorab sämtliche Regeln und Abhängigkeiten festgelegt wurden, ist auch stets gewährleistet, dass die konfigurierten Produkte auch tatsächlich so angefertigt werden können. Auch die Preiskalkulation geschieht unter Beachtung der vorab definierten Regeln. Dabei können auch kundenspezifische Vereinbarungen, wie zum Beispiel Rabattierungen, berücksichtigt werden.
CPQ-Software eignet sich dabei sowohl für Produkte als auch für Dienstleistungen, Servicevereinbarungen und für die Erstellung von komplexen Verträgen mit vielen unterschiedlichen Anpassungen!
Die CPQ-Software kann genutzt werden, um Dienstleistungen und Services individuell an Kundenbedürfnisse anzupassen und entsprechende Angebote zu generieren.
CPQ: Vorteile & Nutzen
Eine CPQ-Software bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, insbesondere für solche, die komplexe Produkte oder Dienstleistungen verkaufen. Darunter folgende:
- Effizienzsteigerung und beschleunigter Vertriebsprozess
- Durch die vorab festgelegten Regeln und Abhängigkeiten sind Produktkonfiguration, Preisfindung und Angebotserstellung stets zu 100% fehlerfrei
- Das CPQ-System macht Ihre Vertriebsmitarbeiter auf Cross- und Upselling Potenziale aufmerksam
- Mit dem Guided Selling-System werden Ihre Vertriebsteams digital durch den Verkaufsprozess geführt – von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss
- Mit einem kundentauglichen Konfigurator (dazu ist eine entsprechende Erweiterung der CPQ-Software nötig) können Ihre Kunden eine erste Konfiguration der Produkte vornehmen, so dass der Vertrieb auf dieser Basis ein abschließendes Angebot erstellen kann
- Eine Anbindung an Drittsysteme wie CRM- und ERP-Systeme (z.B. Salesforce, SAP, Microsoft Dynamics u.a.) ist möglich
- Das Wissen über das Produkt, die Konfigurationsmöglichkeiten sowie über Kosten und Bedingungen wird zentral gesammelt und so für alle Mitarbeiter gleichermaßen verfügbar. Das verkürzt auch die Einarbeitungszeit neuer Vertriebsmitarbeiter
- Die Beschleunigung des Angebotsprozesses sorgt für größere Zufriedenheit bei Ihren Kunden, was wiederum zu höheren Abschlussquoten im Vertrieb führt
- Ihre Vertriebsmitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Angebotserstellung und haben somit mehr Zeit für Verkaufsgespräche und andere Aufgaben im Kundenkontakt
- Sie bekommen einen genauen Einblick in die Bedürfnisse Ihrer Kunden, indem Sie beispielsweise auswerten, welche Konfigurationen besonders häufig getätigt werden
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Welche Herausforderungen die Nutzung einer CPQ-Lösung mit sich bringt
Von richtigen Nachteilen kann man bei einer (guten) CPQ-Software eher nicht sprechen, allerdings bringt sie die ein oder andere Herausforderung mit sich:
- Die Implementierung einer CPQ-Lösung kann je nach Produkt- bzw. Dienstleistungsportfolio und Integrationstiefe zeitaufwändig und komplex sein. Die Anbindung an bestehende Drittsysteme kann zusätzliche Ressourcen und Fachkenntnisse erfordern. (In CAS Merlin CPQ etwa finden Sie verschiedene standardisierte Schnittstellen, mit denen sich die Software nahtlos und einfach in Ihre IT-Landschaft integrieren lässt.)
- Die Festlegung der Regeln und Abhängigkeiten kann langwierig sein. Sie erfordert eine sehr strukturierte Sammlung der (teils komplexen) Abhängigkeiten. Sind diese jedoch einmal vernünftig eingepflegt, entsteht kein neuer Aufwand, außer wenn für Änderungen im Angebot Anpassungen vorgenommen werden müssen.
- Die Umstellung auf eine automatisierte Lösung kann für Vertriebsabteilungen, die bisher manuell Angebote erstellt haben, zu Anfang herausfordernd sein. Die Einführung von CPQ-Software erfordert eine Neuausrichtung der traditionellen Vorgehensweisen, was möglicherweise zu Anlaufschwierigkeiten führen kann. Hier können Schulungen helfen, Mitarbeiter mit der Software vertraut zu machen. Auch ein proaktives Change Management kann Widerstände reduzieren und Mitarbeiter auf die neuen Prozesse einstimmen. Eine kontinuierliche Begleitung des Prozesses hilft außerdem, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und anzugehen.
All die zuvor genannten Vorteile rechtfertigen allerdings den Aufwand sowie eventuelle Umgewöhnungsphasen. Ihr Vertriebsteam wird sich schnell an die Vorzüge der Software gewöhnen und diese nicht mehr missen wollen.
Ein guter CPQ-Anbieter wird Sie bei der Implementierung und beim Change-Prozess in Ihrem Unternehmen begleiten, sodass der Aufwand zumindest so klein wie möglich gehalten werden kann.
Mit Hilfe von CAS Merlin CPQ haben wir einen durchgängigen Angebotsprozess etabliert, der uns das unkomplizierte Erstellen fehlerfreier Angebote ermöglicht.
Klaus Salmhofer, Projektleiter CRM Strategie & Einführung, Essemtec AG, Essemtec AG
Gemeinsam gelang es uns, mit CAS Merlin CPQ den gesamten Prozess zu optimieren und gleichzeitig unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Vertrieb ein optimales Werkzeug an die Hand zu geben.
Khaled Boukhalfa, Jungheinrich Projektmanager für Einführung des Jungheinrich Konzernkonfigurators, Jungheinrich AG
So eine Initiative hilft uns, das Unternehmen nach vorne zu bringen.
Jérome Javelle, Leiter Design Office Airbus, Airbus
Den passenden CPQ-Anbieter finden
Welchen CPQ-Anbieter Sie zur Unterstützung Ihres Vertriebsteams auswählen, bestimmt maßgeblich, ob und wie viel Erfolg Sie mit der CPQ-Software haben werden. Der richtige CPQ-Anbieter sollte nicht nur über langjährige Erfahrung mit CPQ-Software verfügen, er sollte Sie auch persönlich und kompetent in Bezug auf die Nutzung und Implementierung der Software beraten können.
Idealerweise steht Ihnen Ihr CPQ-Anbieter auch langfristig bei all Ihren Fragen unterstützend zur Seite. Nur so können Sie und Ihr Vertriebsteam maximal von der CPQ-Software profitieren. Idealerweise bringt der Anbieter Ihrer Wahl auch umfangreiche branchenspezifische Erfahrungen mit, um Sie noch besser unterstützen und beraten zu können.
Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie Referenzen vergangener Projekte und Kundenstimmen prüfen.
CPQ-System: Worauf Sie achten sollten
Neben einem kompetenten und unterstützenden Anbieter gibt es bei der Wahl des richtigen CPQ-Systems noch zahlreiche weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten. Eine fortschrittliche CPQ-Software sollte beispielsweise folgende Kriterien erfüllen:
- Intuitive Nutzung: Die Benutzerfreundlichkeit der CPQ-Lösung spielt eine entscheidende Rolle. Wenn die Software komplex und schwer zu bedienen ist, führt das zu Frustration sowohl beim Endkunden als auch im Vertrieb. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass die Benutzeroberfläche intuitiv gestaltet ist und die Arbeitsprozesse so einfach wie möglich zu handhaben sind.
- Integration kombinierte Nutzung mit anderen bestehenden Systemen / Tools: Um die CPQ-Software effektiv nutzen zu können, muss sie sich reibungslos in Drittsysteme wie ERP und CRM integrieren lassen. Die CPQ-Lösung sollte standardisierte Schnittstellen für diese Systeme bieten und der Anbieter Erfahrung in der Implementierung dieser Schnittstellen mitbringen.
Diese Funktionen sind unverzichtbar
Eine gute Software muss bestimmte Funktionen bieten, um den Vertriebsprozess optimal zu unterstützen und zu vereinfachen:
- Angebotskonfiguration: Mit der CPQ-Software lassen sich Produkte oder Verträge gemäß den individuellen Anforderungen des Kunden konfigurieren und anpassen.
- Guided-Selling: Guided Selling unterstützt die Vertriebsmitarbeiter aktiv beim Verkaufsprozess, indem er sie durch den Konfigurationsprozess führt und zum Beispiel an wichtige Fragen und zentrale Aspekte erinnert, die für eine Entscheidung bedeutsam sind. Die Antworten des Kunden können anschließend unmittelbar in Produktempfehlungen umgesetzt werden.
- Visualisierung des konfigurierten Produkts: Die CPQ-Software kann die konfigurierten Produkte visuell darstellen, um Kunden ein besseres Verständnis und eine realistische Vorstellung zu vermitteln.
- CI-konforme Angebotsdokumente: Sie können das Layout Ihrer Angebotsdokumente an Ihre Markenidentität anpassen.
- Integration in Webshops und Websites: Die CPQ-Software kann nahtlos in Webshops und Websites integriert werden, um Leads zu qualifizieren.
CPQ-Software gesucht?
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Das sollten Sie bei der Implementierung beachten
Der Erfolg einer CPQ-Software hängt stark von einer sorgfältigen vorherigen Planung und Vorbereitung ab. Bei ordnungsgemäßer Implementierung ermöglicht eine CPQ-Lösung die Automatisierung zuvor zeitaufwändiger und manueller Schritte im Vertriebsprozess, sodass Ihr Vertriebsteam weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr Zeit mit Kundenberatung verbringen kann.
Folgende Punkte sollten Sie bei der Implementierung einer CPQ-Software berücksichtigen:
Ist ein CPQ-System für uns sinnvoll? Eine Checkliste
Sie sind sich nicht sicher, ob CPQ-Software für Ihre Bedürfnisse die richtige Lösung ist? Wir haben eine Reihe von Fragen zusammengestellt, die Ihnen bei der Überlegung für Ihr Unternehmen helfen können.
- Finden Sie immer wieder Fehler in Ihren Angeboten? Lassen sich die Lösungen so nicht umsetzen?
- Können Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht alles anbieten, was Sie im Portfolio haben, weil sie die Angebote gar nicht alle im Detail kennen?
- Haben Sie Mühe, Ihren Vertriebsmitarbeitern die Details neuer Produkte oder Dienstleistungen so zu erklären, dass diese sie auch aktiv den Kunden vorstellen können?
- Dauert die Erstellung von Angeboten so lange, dass Ihnen Kunden deswegen abspringen?
- Müssen sich die Vertriebsmitarbeiter für Angebote immer an die einzelnen Fachabteilungen wenden?
- Haben Sie Mühe beim Wissenstransfer von erfahrenen Vertriebsmitarbeitern zu neuen Kollegen?
- Haben Sie Mühe, Neuerungen und Veränderungen an Produkten und Dienstleistungen so zu kommunizieren, dass sie auch aktiv im Vertrieb genutzt werden?
- Müssen alle Angebote manuell geprüft werden, um Rabattierungen und kundenspezifische Konditionen festzulegen?
Wenn Sie mehrere dieser Fragen mit „Ja“ beantworten können, sollten Sie über die Einführung zumindest einmal nachdenken. Gerne beraten wir Sie unverbindlich und kostenlos – sprechen Sie uns einfach an!
Fazit: Was bringt meinem Unternehmen ein
CPQ-System?
Wenn Sie komplexe Produkte, Dienstleistungen und Verträge anbieten, kann ein CPQ-System Ihnen viel Arbeit abnehmen. Eigenschaften und Abhängigkeiten werden zentral definiert und gespeichert, die Erstellung neuer Angebote kann geführt und automatisch geschehen. Garantiert fehlerfrei, an die jeweiligen Kunden angepasst.
Sie entlasten damit Ihre Vertriebsmitarbeiter, damit diese sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren können, und beschleunigen Ihren gesamten Vertriebsprozess deutlich. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern bringt auch einen deutlichen Wettbewerbsvorteil – denn noch immer nutzen viel zu wenige Unternehmen die Vorteile, die ihnen ein CPQ-System bietet.
FAQs
Für was steht die Abkürzung CPQ?
Die Abkürzung CPQ steht für "Configure, Price, Quote", was auf Deutsch so viel bedeutet wie "Konfiguration, Preis, Angebot". Mit CPQ-Software lassen sich komplexe Produkte oder Dienstleistungen gemäß den individuellen Anforderungen eines Kunden konfigurieren, den Preis basierend auf verschiedenen Faktoren berechnen und ein maßgeschneidertes Angebot erstellen.
Was kostet eine CPQ-Software?
Der konkrete Preis für eine CPQ-Software ist von mehreren Faktoren abhängig und kann daher stark variieren.
Die Kosten sind abhängig vom Funktionsumfang, sowie der Anzahl von Benutzern, die die Software verwenden werden. Stattdessen wird auf Anfrage ein individuelles Angebot passend zu Ihren konkreten Anforderungen an die Software kalkuliert.
Wie kann man die Wirksamkeit von CPQ messen?
Bei Untersuchungen zur Nutzung von CPQ-Software zeigt sich regelmäßig, dass sich vor allem in zwei Bereichen deutliche Verbesserungen zeigen:
- Die Durchlaufzeit zur Erstellung von Angeboten wird wesentlich kürzer. Da in der Regel keine Schleifen durch die Fachabteilungen mehr gezogen werden müssen, kann nach einer Einarbeitungszeit von einer radikalen Verkürzung ausgegangen werden.
- Die Zuverlässigkeit der Angebote steigt ebenfalls deutlich an – bei einer korrekten und vollständigen Angabe aller Bedingungen und Regeln werden die Angebote fast immer fehlerfrei sind.
Der Effekt dieser zwei Maßnahmen ist klar: Sie sparen Zeit, die Kunden bekommen schnellere und zuverlässigere Angebote – die perfekten Rahmenbedingungen, um mehr Aufträge zu erarbeiten. Damit wird dann nicht nur den Umsatz gesteigert, die effektivere Arbeitsweise macht auch Raum für mehr Investitionen und nachhaltiges Wachstum.
Wie kann CPQ die Vertriebsprozesse verbessern?
CPQ ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, zuverlässig und ohne Rücksprache mit Fachabteilungen zu prüfen, wie die Anforderungen und Bedürfnisse eines Kunden sich umsetzen lassen. Mit entsprechenden Mechanismen wie einem Produktkonfigurator und Guided Selling kann dieser Prozess so geführt und gesteuert werden, dass die Mitarbeiter auch in jenen Bereichen effektiv beraten können, in denen sie nicht alle möglichen Konfigurationen, Details und Abhängigkeit vollständig präsent haben.
Auch die Preisgestaltung wird dadurch besser organisiert: Sie kann zentral festgelegt, aber auch für jeden Kunden individuell angepasst werden.
Wie unterscheidet sich CPQ von anderen Softwarelösungen wie CRM oder ERP?
Der Fokus des CPQ-Systems liegt – das steckt im Namen Configure, Price, Quote schon drin – eindeutig auf der Unterstützung des Vertriebs. Um dies effektiv machen zu können, wird CPQ auch auf andere Systeme und ihre Informationen zugreifen – etwa Rabattierungsvereinbarungen, die im Customer Relationship Management (CRM) hinterlegt sind oder Lagerbestände und Lieferzeiten für einzelne Elemente oder fertige Produkte, wie sie im Enterprise Resource Planning (ERP) dokumentiert werden.
Während das CRM also die gesamte Beziehung zum Kunden dokumentiert – Kontaktaufnahmen, Absprachen, Bestellungen und vieles mehr – und das ERP alle Ressourcen des Unternehmens im Blick hat, greift das CPQ auf diese zu, um für jeden Kunden ein passendes und zuverlässiges Angebot erstellen zu können.
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